Mengatur Waktu dalam Bekerja

Salam Rekan semua :) ,

Pernahkan rekan merasakan kurangnya waktu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, atau selalu dikejar deadline pekerjaan, atau tidak malah tidak dapat menyelesiakan pekerjaan yang sifatnya mendesak sehingga selalu mendapatkan teguran dari atasan. Berikut ini adalah beberapa tips yang mungkin akan berguna bagi rekan untuk mengelola waktu kerja rekan yang sangat berharga.

Change the Attitude!!

                Hal pertama yang harus dirubah adalah attitude rekan terhadap pekerjaan, artinya jika rekan tidak ingin terbebani dengan pekerjaan yang menumpuk maka ubahlah attitude rekan terhadap kerjaan, If you want better outcomes, take better actions, jika kita mendapatkan kerjaan yang akan jatuh tempo dalam waktu dua minggu kedepan, maka jangan menunggu untuk mengerjakannya minggu depan. Kerjakan mulai dari saat pertama rekan mendapatkan kerjaan tersebut, tidak harus menuangkannya dalam tulisan atau komputer namun dapat rekan lakukan dengan mencoba mencari keypoint dan rencana atau skema bagaimana nanti rekan mengerjakannya sehinnga rekan mendapatkan aspirasi atau ide yang nantinya dapat membantu rekan.

                Lalu ketika aspirasi atau  itu muncul jangan menunda lagi, langsung kerjakanapa yang rekan dapat kerjakan, sebagai contoh jika rekan mendapat ide untuk membuat skema dokumentasi dari sebuah event project yang rekan kerjakan, jangan tunda untuk menulis atau menjabarkan skema tersebut, paling tidak memiliki coretan yang nantinya dapat membantu rekan menyusun kerjaan yang sebenarnya.

Membawa buku agenda

                Buku agenda akan sangat membantu rekan dalam mendokumentasikan setiap kerjaan, tak hanya dapat digunakan untuk mencatat jadwal agenda rapat misalnya, buku agenda juga dapat digunakan untuk mencatat hal-hal penting yang teerjadi pada hari tersebut, seperti memo, catatan rapat, resume hasil briefing dll. Jangan lupa untuk selalu membawa buku tersebut setiap rekan pergi ke kantor.

Break it  down!

                Salah satu trik untuk membuat sebuah kerjaan menjadi tidak terlalu berat adalah dengan mem-breakdownkerjaan tersebut menjadi bagian-bagian kecil yang terstruktur rapi dan berurutan, sebagai contoh, apabila rekan mendapatkan project A maka cobalah untuk mem-breakdown project tersebut menjadi tahap-tahap kecil yang dapat memudahkan rekan untk menyelesaikannya, atau misalnya rekan dapat membuat tahapan dai project tersebut menjadi  tahap 1,tahap 2 sampai dengan tahap 5, cobalah rekan untuk melihat tingkat kesulitan dari setiap tahap tersebut, jika rekan dapat menilai tingkat kesulitan dari masing-masing tahapan, kerjakanlah dari tahapan yang rekan nilai paling mudah baru ke tingkat yang lebih sulit.

Buat time schedule

                Setiap kali rekan mendapatkan pekerjaan yang membutuhkan waktu yang tidak sedikit ada baiknya rekan membuat time schedule  yang nantinya akan memudahkan rekan mengatur jadwal pengerjaannya, buatlah skala prioritas, dengan membuat skala prioritas, rekan dapat memilah-milah kerjaan mana yang akan rekan selesaikan terlebih dahulu dan jangan lupa buatlah deadline  dari setiap kerjaan yang rekan miliki, buat target jumlah  yang harus diselesaikan dan usahakan agar selalu mencapai target yang telah ditetapkan, namun tetap sesuaikan target tersebut sesuai dengan kemampuan rekan jangan membuat target yang justru akan membebani.

Buat to-do list pekerjaan 

                Sebelum memulai pekerjaan dipagi hari, alangkah baiknya jika kita telah memiliki to-do list pekerjaan kita pada tanggal di hari itu, buatlah list tersebut di buku agenda rekan, berilah tempat untuk membuat cek-list pada setiap item pekerjaan yang telah diselesaikan, dan usahakan setiap list tersebut telah diselesaikan pada akhir hari kerja tersebut, percayalah.. rekan akan sangat bangga pada diri rekan apabila telah selesai mengerjakan semua to-do list pada hari itu.

Pin kerjaan 

                Ada baiknya di meja kerja rekan memiliki  sebuah papan stereofaom kecil yang dapat rekangunakan untuk mem-pin-up hal-hal penting yang telah dicatat pada kertas memo, untuk sekedar mengingatkan jikalau saja rekan takut lupa akan hal penting tersebut.   

Kenakan jam tangan

                Simple tapi efektif, terkadang rekan ,mungkin akan lupa waktu di kantor jika sedang mengobrol, sarpan pagi, makan siang atau kegiatan lainnya yang akan mengurangi waktu dan mengganggu time schedule rekan, dengan memakai jam tangan yang mungkin akan lebih praktis ketimbang harus melihat jam di HP rekan akan lebih leluasa mengatur waktu yang rekan miliki.